Tietosuojaseloste

Yleistä dokumentista

Tämä sivu kuvailee Suomen henkilötietolain (523/1999) 10 §:n ja 24 §:n sekä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) 12 ja 13 artiklan (General Data Protection Regulation, GDPR) mukaiset vaatimukset, joita sovelletaan lähtökohtaisesti kaikkeen henkilötietojen käsittelyyn palvelussa.

Yritys / Rekisterin ylläpitäjä

Nimi: Suomen Klubitalot ry, Finlands Klubbhus rf
Osoite: Lautatarhankatu 6, 00580 Helsinki (Lindström Talo)
Y-tunnus: 2035887-8

Yhteyshenkilö

Nimi: Kehitysjohtaja Peppi Laine
E-mail: peppi.laine@suomenklubitalot.fi

Kenen tietoja palvelussa käsitellään

Palvelussa vierailevien käyttäjien henkilö ja yritystietoja kerätään, käsitellään, käytetään ja muokataan asiakasasuhteiden hoitamista, palvelujen toimittamista, suoramarkkinointia, etämyyntiä sekä asiakasyhteydenottoja varten. Lisäksi tietoja voidaan käyttää tilastollisiin ja liiketoiminnan kehittämistarkoituksiin.

Kuvaus käsiteltävistä henkilötiedoista

Vierailevat käyttäjät

Käyttäjän IP-osoite sekä metatietoja laitteistosta, jolla käyttäjä vierailee palvelussa.

Rekisteröityneet käyttäjät

Rekisteri voi sisältää seuraavan kaltaisia tietoja käyttäjistä

  • Nimi
  • Sähköpostiosoite
  • Puhelinnumero
  • Organisaatio
  • Kieli
  • Käyttäjätaso (esim asiakas, työntekijä, ylläpitäjä)
  • Palvelun käyttötiedot (viestit, tilaustiedot, hankinnat, )

Kuka muu / Mitkä järjestelmät käsittelevät tietoja

  • Google Analytics

Käyttäjän oikeudet tietosuoja-asioista

Käyttäjällä on tietosuoja-asetuksen mukainen oikeus seuraaviin toimiin omien tietojensa osalta. Kyseiset pyynnöt tulee osoittaa suoraan yhteyshenkilölle.

  • Tarkastusoikeus
  • Vastustamisoikeus
  • Poisto-oikeus
  • Valitusoikeus
  • Suoramarkkinointikielto

Tarkempi kuvaus oikeuksista löytyy artiklasta: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/FI/TXT/?uri=OJ%3AL%3A2016%3A119%3ATOC

Yleistä tietoa evästeiden käytöstä

Eväste (cookie) on pieni tekstitiedosto, jonka internetselain tallentaa käyttäjän laitteelle.

Palvelun mahdollistavat tai sitä parantavat evästeet

Osa evästeistä on välttämättömiä palvelun sujuvalle käytölle. Tälläisiä on muun muassa kirjautumisen tai kielivalinnat mahdollistavat evästeet.  Käytämme evästeitä myös parantaaksemme ymmärrystämme siitä, kuinka asiakkaat käyttävät sivustojamme. Keräämme tilastollista tietoa kävijämääristä varmistaaksemme, että sivusto vastaa käyttäjien tarpeita. Seuraamme millaisilla laitteilla, mihin aikaan ja mitä sisältöjä asiakkaamme etsivät palvelusta.

Käyttäjän mahdollisuudet estää evästeiden käyttö

Käyttäjä voi asettaa selaimestaan, mitkä evästeet sallitaan palvelussa. Jos toiminto kytketään pois, on hyvä ottaa huomioon, että evästeet voivat olla tarpeellisia joidenkin palveluiden asianmukaiselle toimimiselle.

Tietojen suojaus

Käytämme teknisiä ja organisatorisia tietoturvakeinoja henkilötietojen suojaamiseksi oikeudetonta pääsyä, luovuttamista, hävittämistä tai muuta oikeudetonta käsittelyä vastaan.

Tekniset menetelmät

Tietoturvallisten palvelinratkaisuiden käyttö, palomuurien käyttö, verkkoliikenteen salaustekniikoiden käyttö, salausavainten ja tietojen kryptaaminen sekä käyttöseurannan valvonta.

Organisatoriset menetelmät

Turvallisten laitteiden käyttö, asianmukainen kulunvalvonta, hallittu käyttöoikeuksien myöntäminen ja niiden käytön valvonta. Henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön ohjeistaminen sekä alihankkijoiden huolellinen valinta. Sitoutamme kaikki tietojen käsittelijät salassapitosopimuksilla.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja ei luovuteta eteenpäin Palvelun ulkopuolelle lukuunottamatta tässä dokumentissa mainittuja kolmansia osapuolia, ellei laki nimenomaisesti sitä vaadi.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei lähtökohtaisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Niissä tapauksissa joissa tietoja siirretään, huolehditaan samalla, että yhteistyökumppani on Privacy Shield -rekisteröity yhtiö tai yhteisö.

Tietojen säilytys (Data retention policy)

Säilytämme käyttäjän tietoja vain niin kauan kuin on tarpeen tarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti.

Lisää aiheesta:

Tietosuojavaltuutettu: https://www.tietosuoja.fi/fi/index.html

EU Asetus: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/FI/TXT/?uri=OJ%3AL%3A2016%3A119%3ATOC

eKlubitalon tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste: Valtakunnallinen eKlubitalo

1. Rekisterinpitäjä

Suomen Klubitalot ry, Finlands Klubbhus rf
Osoite: Lautatarhankatu 6, 00580 Helsinki (Lindström talo)
Vastuuhenkilö: Toiminnanjohtaja Päivi Lepistö
Yhteystiedot: paivi.lepisto@suomenklubitalot.fi, +358 44 238 4802

2. Rekisteröidyt

Palvelun käyttäjät, jotka ovat rekisteröityneet Suomen Klubitalot ry:n Howspace-ympäristöön eKlubitalon palvelua varten.

Voit tutustua Howspacen tietosuojaselosteeseen täällä: https://howspace.com/privacy-policy/

3. Kerättävät henkilötiedot

Rekisterissä käsitellään seuraavia tietoja:

  • Nimi
  • Sähköpostiosoite
  • Kotikunta
  • Mahdollinen jäsenyys jollekin Klubitalolle
  • Ikähaarukka
  • Aktiivisuustiedot (esim. kirjautumisajankohdat ja toiminta alustalla)

Howspace-alusta voi kerätä myös teknisiä tietoja, kuten IP-osoitteita, ja muita käyttäjän itsensä syöttämiä tietoja.

4. Tietojen käyttötarkoitus

Henkilötietoja käytetään seuraaviin tarkoituksiin:

  • Palvelun tarjoaminen ja toiminnan mahdollistaminen
  • Viestintä ja tiedottaminen palveluun liittyvistä asioista
  • Tilastointi ja raportointi yhdistyksen toiminnan kehittämiseksi ja rahoittajille raportoinnin tueksi

Howspace-alusta käyttää henkilötietoja myös palvelun toiminnallisuuksien ylläpitoon ja kehittämiseen, kuten analyysien ja raporttien tarjoamiseen asiakkaille.

5. Tietojen säilytys

Henkilötiedot säilytetään Howspace-alustalla niin kauan kuin käyttäjä käyttää palvelua. Käyttäjän tiedot poistetaan, kun hän ei ole kirjautunut alustalle 5 vuoteen. Käyttäjän tiedot voidaan poistaa käyttäjän omasta pyynnöstä.

Tilastotietoja voidaan siirtää ja käsitellä Microsoft Power BI -työkalussa. Siirrettävä tieto on anonymisoitu.

Howspace säilyttää tietoja vain niin kauan kuin se on tarpeen palvelun tarjoamiseksi ja lain vaatimusten täyttämiseksi.

6. Tietojen luovutus ja siirto

  • Howspace toimii henkilötietojen käsittelijänä. Rekisterinpitäjänä Suomen Klubitalot ry vastaa siitä, että henkilötietoja käsitellään tämän tietosuojaselosteen ja lainsäädännön mukaisesti.
  • Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille ilman rekisteröidyn suostumusta, ellei laki tai viranomaismääräys toisin edellytä.

7. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet henkilötietoihinsa liittyen:

  • Oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot
  • Oikeus korjata tai päivittää tietojaan
  • Oikeus poistaa tiedot järjestelmästä (itse tai pyytämällä ylläpitoa)
  • Oikeus rajoittaa tai vastustaa tietojen käsittelyä lain mukaisesti
  • Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutetun toimisto)

Rekisteröity voi käyttää näitä oikeuksia ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjän yhteystietoihin. Howspace tarjoaa käyttäjille mahdollisuuden tarkastella, päivittää ja poistaa tietojaan myös suoraan heidän alustansa kautta.

8. Tietojen suojaus

Howspace vastaa alustallaan olevien tietojen teknisestä ja organisatorisesta tietoturvasta. He käyttävät esimerkiksi salausmenetelmiä, palomuureja ja käyttöoikeusjärjestelmiä henkilötietojen suojaamiseksi.

9. Lisätietoa Howspace-alustasta

Howspace Oy toimii henkilötietojen käsittelijänä ja noudattaa EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR). Lisätietoa Howspacen tietosuojakäytännöistä on saatavilla heidän verkkosivuiltaan osoitteessa: www.howspace.com/privacy-policy.

Lisää aiheesta:

Tietosuojavaltuutettu: https://www.tietosuoja.fi/fi/index.html

EU Asetus: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/FI/TXT/?uri=OJ%3AL%3A2016%3A119%3ATOC