Jäsenrekisterijärjestelmän yhteiskehittäminen

Tässä blogipostauksessa Turun ammattikorkeakoulussa ylempää ammattikorkeakoulututkintoa opiskeleva Karoliina Lappalainen kertoo havaintojaan keväältä 2020 Suomen Klubitalot ry:n Salesforce -kehittämisprojektissa.

Olen terveydenhoitaja ja kätilö suorittamassa ylemmän ammattikorkeakoulun tutkintoa Turun ammattikorkeakoulussa. Lähdin Suomen Klubitalojen Salesforce-uudistamisprojektiin mukaan tammikuussa 2020.  Silloin en vielä tiennyt juuri mitään Suomen Klubitalot ry:stä, Klubitaloista tai Salesforce -järjestelmästä, mutta innolla aloitin perehtymään asioihin ja tutustumaan Klubitalojen toimintaan. 

Karoliina Lappalainen

Karoliina Lappalainen fasilitoi keväällä 2020 Klubitalojen Salesforce -kehittämispalavereja. Kuva: Karoliina Lappalainen.

Aloitin oman kehittämisprojektin etsimällä tietoa mielenterveyskuntoutujien osallisuudesta kehittämiseen sekä digiosaamisesta ja yhteiskehittämisestä.  Tammi-helmikuun 2020 aikana kartoitin kyselyn avulla Klubitalojen jäsenten ja työntekijöiden yleistä tietoa Salesforcen käytöstä ja toivottavista muutoksista uuden version myötä.  Alkukyselyn mukaan kehitystä toivottiin erityisesti raporttien tekemiseen, tavoitesuunnitelman luontiin ja sisäänkirjautumissovelluksen virheiden vähenemiseen. Vanha järjestelmä oli kyselyyn vastanneiden käytössä aktiivisesti, ja he kokivat hallitsevansa käytön hyvin tai melko hyvin.  

Helmi-maaliskuun 2020 aikana pidimme Teams-tapaamisia kaikkien Klubitalojen kesken ja nämä tapaamiset osoittautuivat innostavaksi aluksi  Salesforce -yhteiskehittämisessä.  Teams-tapaamisista sai hyvin tietoa siitä missä kehityksessä mennään ja mitä tulevaisuudessa tarvitaan, vaikka silloin uusi versio  Salesforcesta oli vielä alkuvaiheessa. Tapaamiset osoittautuivat toimivaksi tavaksi kehittää Salesforce -järjestelmää yhdessä ja sen vuoksi niitä on jatkettu. Teams-tapaamiset nauhoitettiin ja lisäksi tein yhden havainnointikäynnin Helsingin Klubitalolle. Näistä materiaaleista koostin analyysin avulla opinnäytetyöni tuloksia mielenterveyskuntoutujien osallisuudesta, osaamisesta ja yhteiskehittämisestä Salesforce-järjestelmään liittyen. Näistä teemoista muodostui tuloksia kehittämiseen liittyvistä asioista ja monia asioita on jo kevään aikana toteutunut. 

Suurelta osin Salesforce -järjestelmän kehitys yhteiskehittämisen voimalla on sujunut hyvin. Alun vaikeudet, joita koettiin lähinnä teknisten asioiden osalta ja havaintoni mukaan muutosvastarintaakin löytyi, on kevään 2020 aikana selätetty.  Havaintojeni mukaan Klubitaloilla on paljon osaavia henkilöitä, joiden tietotaitoa on tärkeä jatkossakin hyödyntää.  On hyvä perustaa niin sanottuja tukitiimejä ja jatkaa koulutuksia sekä koota koulutuksista materiaalit kaikille saataviksi. On tärkeä jatkossakin hyödyntää kehittämisprojektissa käytettyjä alustoja, kuten Teamsiä, Facebook-ryhmää ja Docs-tiedostoja. Nämä pitävät yllä yhtenäistä toimintaa ja avoimuus kehittämisessä säilyy. Jäsenten mukaanotto kehittämiseen on jatkossakin tärkeää ja on hyvä hyödyntää osaavia henkilöitä esimerkiksi koulutuksissa. Havaintotulosten mukaan Klubitaloille oli tärkeä, että sama järjestelmä on käytössä kaikilla, jotta myös tilastollinen vertailu ja raportit yhdenmukaistuvat. Tämän hetken tiedon mukaan kaikki Klubitalot ovat ottamassa uuden Salesforce-version käyttöön viimeistään ensi vuoden 2021 aikana. Tämä tuo myös uskottavuutta koko Klubitalo -liikkeelle, joten mielestäni erittäin hyvä uudistus.  

Tehdyt toimenpiteet kuvaavat, että kehitys jatkuu koko ajan ja paljon on jo saatu aikaan.  Kevään 2020 aikana vallinneet poikkeusolot koko Suomessa ovat tuoneet lisähaasteita myös Salesforcen kehittämiseen. Digiloikka on yleisesti Klubitaloilla ollut valtava ja muokkautuminen e-klubitalotoimintaan on sujunut hienosti. Tämä varmasti vahvistaa osaltaan kaikkien digiosaamista ja tulevaisuuden kehitystä.  Opinnäytetyöni tuloksista nousseita kehitysehdotuksia Selesforcen suhteen on jo toteutettu ja niistä on varmasti jatkossa hyötyä yhteiskehittämisessä. On ollut mahtava seurata innokasta ja oppivaista klubitaloporukkaa kevään 2020 aikana ja saada olla osa kehittämässä teidän toimintaanne. Olen itse oppinut hurjan paljon!